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写公文不同于闲谈、聊天，可以东拉西扯，想到什么说什么，写公文必须根据一个目的，围绕主题去写，否则，写了许多事情，让人看不出表达的主要意思是什么，便失去了写公文的意义。公文主题是构成公文的要素，它在公文中占有特殊地位，是公文的“灵魂”和“统帅”。具体来说，主题在公文中有三个作用:
一、主题是衡量公文价值的主要标尺
人们写公文，目的是用公文的内容去影响别人、说服别人，公文作用的大小，主要取决于通过全文所表现出来的基本精神和基本观点。因此，衡量公文的价值，关键要看公文内容所表达的主要思想、意见和主张。只是形式好，而内容粗制乱造，甚至存在严重问题，这种公文不仅没有多大价值，还会产生不好的影响。既然评价公文着重看思想内容，而主题是公文思想意义的集中表现，所以说主题是衡量公文价值的主要标尺。由于主题有如此重要的作用，学写公文便不能不在提高确立主题上多下点功夫。
二、主题是公文写作的出发点和核心
一篇公文写什么与不写什么，是详写还是略写，都要根据主题确定，主题起着统摄材料的作用。由于主题不同，选材的依据便有差别，对材料的剪裁、提炼也就不一样，主题支配并制约着公文的布局谋篇，使用什么结构方式，采用什么安排顺序，都要服务于主题的需要。主题指挥着公文语言，一篇公文采用何种语态，运用哪些词语，如何把话说得准确、严谨、得体，都应视主题需要而定。所以在公文写作中，也应“以意为主”，“意在笔先”。动笔之前，首先确立主题，然后据旨拟题、选材，布局谋篇，遣词造句。
三、主题体现党的方针政策和国家的法律法规
公文要反映党和国家以及一定的社会组织的意志。而这种意志往往是通过一定事实上的法律、法规和方针政策体现出来的。因此，公文主题必须符合党和国家的方针、政策及有关规定。它即使不是直接制定和发布法律、法规、方针、政策的，而是反映情况、汇报工作、请示报告的，也要有一定的法律、法规、方针、政策作根据，决不能随心所欲、任意而为，更不能无中生有、生编硬造。